تبعات حقوقی ارسال و دریافت پیش فاکتور در واتساپ، اینستاگرام و سایر پیام‌رسان‌ها
شاید این‌طور به نظر آید که استفاده از پیام‌رسان‌ها تنها روشی است که باعث افزایش سرعت و کاهش زمان در ارتباطات اقتصادی می‌شود.
اما مشکلات حقوقی نظیر عدم نگهداری و یا اثبات اسناد که این نرم افزارهای غیرتخصصی برای فعالان اقتصادی در محاکم قضایی به وجود آورده‌اند، خسارات جبران ناپذیری را برای برخی اشخاص حقیقی و حقوقی سبب شده که متاسفانه برخی از آن‌ها را به ورشکستگی و یا انحلال شرکت کشانده است.
در صورتی که راهکارهای بهتری هم برای ارتباطات تجاری وجود دارد که علاوه بر داشتن مزایای پیام‌رسان‌ها، مشکلات قضایی و ساختاری را برطرف کرده و بستر مناسب‌تری برای مناسبات تجاری ایجاد نموده است.
در دنیای امروز برای جلوگیری از ضرر و زیان‌های احتمالی، اطلاع از تبعات استفاده از هر ابزاری برای فعالان اقتصادی امری حیاتی است. پیام‌رسان‌هایی مانند واتساپ، تلگرام یا اینستاگرام از جمله ابزارهایی هستند که امروزه بسیار در دسترس بوده و مشکلات فعالان اقتصادی در برقراری ارتباط با یکدیگر را به نوعی پوشش داده‌اند؛ اما استفاده ناآگاهانه یا نابه‌جا از آن‌ها در ارسال و دریافت مدارک مربوط به معاملات می‌تواند عواقب جبران ناپذیر و پرهزینه‌ای را برای طرف‌های معامله به همراه داشته باشد.
توصیه می‌شود قبل از شروع به استفاده یا ادامه انجام مراودات تجاری خود توسط پیام‌رسان‌ها، ابتدا مشکلات استفاده از آن‌ها را بر اساس اطلاعات جمع آوری شده از فعالان اقتصادی بررسی نموده تا دیدی روشن‌تر و تصمیمی آگاهانه‌تر در استفاده از این ابزارها داشته باشید.
عکس‌های بی کیفیت معضلی جدی و بلای جان مدیران فروش و متقاضیان
در حال حاضر تعداد زیادی از بازرگانان و مدیران فروش به دلیل سهولت و در دسترس بودن پیام‌رسان‌ها درخواست‌ها و پیش فاکتورهای خود را از این طریق ارسال می‌کنند. عکس ارسالی عمدتاً به خاطر پایین بودن قدرت دوربین گوشی در ثبت جزئیات، عدم عکس‌برداری مناسب، یا کاهش رزولوشن عکس توسط پیام‌رسان دارای کیفیت مناسب نبوده و این امر سبب ارسال پیام‌های جانبی زیاد برای هماهنگ شدن در جزئیات پیش فاکتور می‌شود.
واضح است که ارسال پیام‌های متعدد اضافی بدون تفکیک مناسب، درصورتی که تعداد مراودات با یک شخص یا شرکت زیاد باشد، ریسک خطا را بالا برده و باعث آسیب و خسارت‌های حیثیتی و حتی مالی خواهد شد. همچنین در بسیاری از موارد پیش فاکتور پرینت شده از روی عکس ارسالی دارای کیفیت مناسب جهت بایگانی نبوده و سبب چندبارکاری و در نهایت برگشتن به روش سنتی یعنی فکس پیش فاکتور می‌شود.
سرگیجه در جستجوی مدارک لابه لای پیام‌های متعدد
استفاده از تاریخچه پیام‌ها و فایل‌های پیام‌رسان‌ها برای آرشیو مدارک اگر نگوییم مانند انداختن سوزن در انبار کاه است، مشابه قرار دادن کاغذ در لابه لای کتاب‌های یک کتابخانه مثال ملموسی در یافتن این اسناد علی الخصوص در پیام‌رسان واتساپ است.
احتمالا برای شما هم پیش آمده زمانی که نیاز دارید تا به مدرکی مراجعه کنید می‌بایست تاریخچه‌ای عظیم از پیام‌ها و فایل‌های ارسال شده با طرف قرارداد را جستجو کنید تا مدرک مورد نظر پیدا شود. عدم کارکرد صحیح عملیات سرچ، فراموش کردن کلمه‌های کلیدی درباره سند مورد نظر و یا قابل جستجو نبودن سندها ازجمله این مشکلات است.
علاوه براین، در صورتی که طرف دیگر معامله سند یا متن را پاک کرده باشد یا در بعضی از پیام‌رسان‌ها از زمان انقضای دانلود سند گذشته باشد، و یا اگر ظرفیت گوشی شما پر باشد. آن سند ذخیره نشده و دیگر امکان دسترسی به سند وجود ندارد. و لذا درصورتی که سند به صورت فیزیکی بایگانی نشده باشد، ممکن است برای همیشه از دسترس خارج شود.
شاهدی برای ادعای شما وجود ندارد
بسیاری از مدارکی که افکار عمومی آن را به عنوان سندی برای اثبات حقانیت خود می‌دانند، از نظر قانونی دارای اعتبار نیستند.
برای مثال اگر طرف مقابل شما اکانت خود را پاک کند، در این صورت هیچ یک از پیام‌های تبادل شده قابلیت استناد به آن شخص را نخواهند داشت. همچنین به علت این که در کشور ما قابلیت گرفتن استعلام از پیام‌رسان‌های خارجی وجود ندارد، استناد به پیام‌ها و مدارک ارسال شده در آن‌ها از نظر قانونی امری بسیار سخت و پیچیده یا به نوعی غیر قابل امکان است.
برای شخصی که فعالیت اقتصادی انجام می‌دهد و بخصوص اگر دارای شخصیت حقوقی نیز باشد، به هیچ عنوان استفاده از چنین ابزارهای نامطمئنی که نتوان هنگام نیاز به آن‌ها رجوع نمود، پذیرفته شده نیست. چرا که استفاده از این ابزارها در معاملات اقدامی غیر حرفه ای است و باعث خدشه دار شدن اعتبار حقوقی یک شرکت، در مواجه با مسائل کلان اقتصادی می‌شود.
شاید از نظر شما در حال حاضر استفاده از این ابزارها تنها راهکاری است که بکارگیری آن‌ها باعث افزایش سرعت و کاهش زمان انجام کار در امور مربوطه می‌شود و این امر سبب بهبود کیفیت و بازدهی بیشتر در شرکت‌ها نیز شده است. و یا شاید فکر می‌کنید تا به حال مشکل حقوقی‌ای پیش نیامده و چاره‌ای هم جز استفاده از این پیام‌رسان‌ها نیست!
قاطعانه باید گفت صاحبان هر دو تفکر سخت در اشتباه هستند. چرا که کافی است سری به دادگستری‌ها و محاکم حقوقی بزنید تا ببینید عدم نگهداری و یا اثبات اسناد در محاکم قضائی چه خسارات جبران ناپذیری را برای اشخاص بوجود آورده که بسیاری از آن‌ها به ورشکستگی و یا انحلال شرکت‌ها انجامیده است.